HOE KAN IK INSCHRIJVEN?

Stap 1: Klik op "Registreren" en maak een account aan voor jouw gezin. Deze stap moet je maar éénmalig doen en zal later inschrijven nog veel eenvoudiger maken.

Stap 2: (Optioneel) Is het de eerste keer dat je onze website bezoekt en ons aanbod niet kent, kun je rechtsboven op de home-pagina, de filter instellen.

Dit zorgt er voor dat je gemakkelijker doelgericht kunt zoeken, welk kamp je interesseert, doordat je daar kunt filteren op geboortejaar of je woonplaats, welke vakantie,....

Zo vind je zeker een kamp die jouw dochter of zoon zal aanspreken, tussen de vele keuzes.

Stap 3: Wens je meer kampinfo te verkrijgen, klik dan op het gewenste kamp.

Stap 4: Overtuigd van een kamp, dan kun je direct inschrijven of klik op "inschrijven" op de homepagina.

Stap 5: Doorloop het invulformulier en klik op "bevestigen".

Stap 6: Wanneer je in jouw mailbox een mail ontvangt ben je zeker ingeschreven. Twijfel je nog? Log dan in op onze website en kijk rechtsboven op de homepagina onder "Mijn Account", en klik op "mijn inschrijvingen", daar vindt u een volledig overzicht van al de inschrijvingen van uw gezin.

 

 

HOE BEN IK ZEKER DAT IK INGESCHREVEN BEN?

U zal een bevestigingsbericht krijgen via "Mijn Account" --> "Mijn Berichten" en via mail.

HOE KAN IK ZIEN WELKE KEUZES NOG VRIJ ZIJN?

Zoek rechtsboven op de filter van de homepagina en klik op "Toon enkel kampen met vrije plaatsen".

SAMEN ZITTEN MET EEN VRIEND(IN)? HOE WERKT DE SAMENZITCODE?

Om samen te zitten met een vriend(in), moet je de reservatiecodecode of SAMENZITCODE invullen bij een inschrijving.

Deze code krijg je nadat je een inschrijving hebt gemaakt of vind je terug bij "Mijn Account" en klikken op "Mijn inschrijvingen".

bv: 2023-HE1-5969-KL-OO

Geef deze code door aan een vriend of vriendin, zodat zij hem kunnen gebruiken bij een inschrijving.

 

VERGETEN DE SAMENZITCODE TE GEBRUIKEN OF DE OPVANG AAN TE VRAGEN?

Ga naar "Mijn account" en klik op "Mijn inschrijvingen", daar vind kun je altijd nog de opvang en/of samenzitcode toevoegen of wijzigen.

MUTUALITEITSATTEST of DEELNAMEATTEST BEKOMEN?

Deze kun je zelf downloaden op "MIJN ACCOUNT" en klikken op "MIJN DOCUMENTEN".

Uiteraard moet een kamp voorbij zijn, voor u dit attest kan afdrukken!

 

 

 

FISCAAL ATTEST BEKOMEN?

Dit wordt vanaf 1 september 2023, rechtstreeks door VZW OOK doorgegeven aan de belastingsdienst.

In principe hoeft u niets te doen.

Opgepast! Het attest wordt opgestuurd naar het opgegeven rijksregisternummer. Nieuwe samengestelde gezinnen moeten desnoods twee accounts maken.

Kampen van voor 1 september 2023 zijn doorgemaild naar jullie persoonlijke mailadres. Indien niets ontvangen, mail naar nicolas.stael@ook.be.

WERKEN JULLIE MET UITPAS?

Ja, wij werken met Uitpas.

Tijdens de inschrijving kunt u het uitpasnummer ingeven en kunt u punten verdienen.

Kansarme jongeren krijgen tijdens de korte schoolvakanties 80% korting.

Tijdens de zomervakantie hebben we geen samenwerking met Uitpas en wordt er geen Uitpas-korting gegeven.

Wel kunt u in de zomervakantie punten sparen, scannen kan in De Valkaart.

WAT MET DE NIEUWE EUROPESE PRIVACYREGELGEVING VAN 25 MEI 2018? ZIJN JULLIE IN ORDE?

In de nieuwe versie van de algemene voorwaarden lichten we toe welke persoonsgegevens we precies verwerken.
 
Wat moet u doen?
 
In principe hoeft u niets te ondernemen! De nieuwe voorwaarden worden automatisch van toepassing.
Indien u vragen heeft of bij iets niet akkoord bent, mag u ons gerust contacteren. Mail naar:
olivier.stael@ook.be
 
- Van wie worden er persoonsgegevens bijgehouden?
Van alle kinderen die zich inschrijven voor een kamp, kampverantwoordelijken, trainers , personeel en vrijwilligers die meehelpen met onze organisatie.
 
Welke persoonsgegevens worden bijgehouden?
+ identificatiegegevens: naam, adres, telefoon, emailadres
+ persoonlijke kenmerken:  geboortedatum
+ beeldmateriaal (foto's, filmpjes, facebook,...) zie verder privacyverklaring.
+ ongevallenaangiftes
+ medische fiche
 
- Wat zijn mijn rechten?
+ recht of informatie en inzage (u mag weten welke gegevens we van de deelnemer hebben   en waarom we die nodig hebben.
+ recht op correctie: indien gegevens niet kloppen, kunt u dit zelf aanpassen onder "MIJN ACCOUNT", klik op "MIJn GEGEVENS"..
+ recht op bezwaar (zie verder)
+ recht om vergeten te worden (nadien kunnen we u dan niks meer opsturen).
 
- Wat gebeurt er met jullie persoonsgegevens na inschrijven?
De gegevens worden enkel gebruikt om een goede organisatie te garanderen (indelen groepjes volgens leeftijd, keuzesport, ...)
 
De gegevens worden NOOIT doorgegeven aan derden! (Uitzondering tijdens de fundagen, de gemeente vraagt telkens een lijst van de deelnemers op).
 
De gegevens worden 2 jaar bewaard en nadien gewist. (Dit om de nodige attesten te kunnen opmaken, ...).
 
- Waarom moeten we een medische fiche invullen?
Het geeft een goed beeld van de gezondheidstoestand van de deelnemer.  In geval van een accident , allergie of ... moet de dokter bij dringende urgentie steeds op de hoogte te zijn van alle medische gegevens van uw kind.
 
- Wie heeft er inzage van de medische fiche?
Enkel een dokter zal uw medische fiche krijgen, enkel in noodgeval? Ook de organisatoren hebben inzage.
 
- Wat moet er gebeuren bij NIET dringende medische aandacht?
Dit moet  via mail aan de kamporganisator worden gemeld en de daarnaast op de eerste dag van het kamp contact opnemen met de trainer/kleuterleidster.
 
- Wat met de privacy van foto's op website/folder/facebook/...?
Sfeerbeelden kunnen en mogen altijd gebruikt worden. Ook foto's mogen genomen en gepubliceerd worden, tenzij de ouders/voogd/... uitdrukkelijk verzoeken om dit niet te doen.
 
- Wat moet u doen indien uw kind niet op een foto/facebook/... mag staan?
Gelieve de eerste kampdag dit uitdrukkelijk te vermelden bij de kampverantwoordelijke. Indien uw kind meerdere weken komt, gelieve het telkens op de eerste kampdag opnieuw te bevestigen.
 
- Waarom worden de gegevens doorgegeven aan de gemeente?
De fundagen (niet tijdens zomervakantie) worden ism de gemeente georganiseerd. Ook zij helpen met de organisatie en hebben dan ook inzicht van de inschrijvingen.
 
- Zal ik mails krijgen?
Ja, alle mailings die u ontvangt zullen kampinfo of dergelijke bevatten en worden automatisch stopgezet na 1 jaar.
 
- Welke mails mag ik verwachten?
+ een bevestigingsmail
+ een week vooraf krijgt u een mail met concrete info
+ tijdens de week krijgt u soms een mail omtrend wijzigingen in de kamporganisatie (gaan    zwemmen, iets moeten meebrengen, opendeurdag, ...).
+ nadien kunt u sporadisch een mail ontvangen over bv. verloren voorwerpen, bedanking,...
+ herinneringsmail start inschrijvingen
+ betalingsherinnering (enkel indien nodig)
 
- Kan ik mij uitschrijven uit de databank zodat ik geen info meer krijg?
Ja, hiervoor moet u uw kind schriftelijk uitschrijven en een brief sturen naar het secretariaat. (olivier.stael@ook.be). Weet echter dat u dan alle info zelf moet opzoeken op onze website.

WAT ALS EEN KAMP VOLZET IS?

Stuur een mail naar olivier.stael@ook.be, met al de gegevens van uw kind, dan plaatsen we u op de wachtlijst.

Mocht er een plaats vrijkomen, zal Olivier u opbellen of mailen.

WAT ALS IK EEN OF MEERDERE DAG(EN) MINDER KOM NAAR HET KAMP?

Tijdens de zomervakantie zijn al onze kampen gebaseerd op weekkampen van 5 dagen.

4-dagenweken komen enkel voor, door een feestdag (21 juli of 15 augustus).

Mocht u beslissen om een dag minder te komen, is dit geen probleem voor ons, laat dit tijdig weten, zodat we hiervan op de hoogte zijn.

Er worden GEEN kortingen gegeven, als u één of meerdere dag(en) minder komt.

 

Tijdens de korte schoolvakanties kunt u wel losse dagen boeken, zoals u het uitkomt.

LET OP: Wanneer u in deze vakanties voor een volledige week boekt en nadien beslist om 1 dag niet tekomen, moet u wel die dag betalen, want alle regelingen zijn hier getroffen!!

WAAR KAN IK DE VERLOREN VOORWERPEN BEKIJKEN?

Tijdens elke vakantie wordt alles bewaard in DE VALKAART, u kunt dagelijks passeren tussen 7u30 en 18u (uitgezonderd de vrijdagavond niet).

Na elke vakantie wordt alles tijdelijk bewaard bij Nicolas Stael.

Dan moet u contact opnemen met Nicolas Stael (0474/233 166) of mail naar Nicolas (nicolas.stael@ook.be).

WAAR KAN IK DE FOLDER VINDEN VAN HET SPORTKAMP?

De folder kunt u onderaan de home-pagina downloaden.

Daar vindt u een overzicht van alle kampen, periodes, locaties,... 

Ook in sport- en cultuurcomplex De Valkaart vindt u doorheen het jaar folders in één van de rekken.

OP WELKE LOCATIES VINDT U ONZE KAMPEN?

Tijdens de krokus-, paas-, zomer-, herfst- en kerstvakantie:
- Sport- en Cultuurcomplex De Valkaart: Albrecht Rodenbachstraat 42 8020 Oostkamp - KLEUTER -EN SPORTKAMPEN, AVONTURENKAMP

 

Tijdens de herfstvakantie:

- Legowinkel Brugs Brickhouse Smedenstraat 23 8000 Brugge - LEGOKAMP

 

Tijdens de zomervakantie:


- De Raat: Schooldreef 5 8020 Oostkamp - CREAKAMPEN, KOOKATELIER, MUZIEKATELIER
- Boerderij De Grote Linde: Beernemsestraat 27 8020 Oostkamp - BOERDERIJKAMP
- Land -en Tuinbouwinstituut Oedelem Bruggestraat 190 - 8730 Oedelem PLATTELANDSKAMP, SPORTKAMP en KLEUTERSPORTKAMP
- Manège De Warande: Warandestraat 1 8020 Oostkamp - PONYKAMP
- De Longhorn: Scharestraat 6 8020 Oostkamp - NATUURKAMP
- De Kijk Uit: Kijk Uit 1 - 8730 Beernem - SURVIVALKAMP

HOE WERKT DE FILTER OP DE HOMEPAGINA?

U kunt eenvoudig en snel kampen opzoeken die geschikt zijn voor uw kind?

U kunt de ruime selectie verkleinen, op maat van uw wensen en dit voor volgende filters:

  • Geboortejaar
  • Kamp met vrije plaatsen (kampen die volzet zijn worden hier niet meer getoond!)
  • Locaties (zoek kampen dicht bij uw woonplaats!)
  • Activiteiten
  • Periodes

LET OP: Wanneer u een filter hebt aangeklikt, blijft die filter aanstaan, dus hoe meer filters u aanklikt, hoe minder kampen u zult zien.

Om de filters uit te schakelen, moet u terug op "ALLE" klikken, dan ziet u van deze filter opnieuw alle kampen.

Misschien moet u dit bij verschillende filters doen?

 

MIJN KIND IS ALLERGISCH AAN BEPAALDE VOEDINGSSTOFFEN? WAT MET DE WARME MAALTIJD?

Tijdens de zomervakantie bieden we een warme maaltijd aan, deze kan aangepast worden, wanneer uw kind allergisch is.

Wat moet u doen?

Een week voor het kamp begint moet u dit melden aan onze traiteur (grootseminarie@compass-group.be).

Hierbij moet u duidelijk vermelden wat de allergie is, wat de naam van uw kind is en welk kamp uw kind doet en op welke locatie.

De traiteur zal dan een aangepaste maaltijd aan uw kind bezorgen.

Zelf boterhammen meebrengen mag ook, we geven hier wel geen korting voor op het inschrijvingsgeld.

 

KUNNEN WE ONZE INSCHRIJVINGEN GESPREID BETALEN?

Ons systeem laat gespreide betaling toe.

Gebruik steeds dezelfde gestructureerde mededeling en uw krediet zal stijgen.

U kunt dus maandelijks/wekelijks een storting doen.

U zult wel na 3 weken, herinneringsmails ontvangen, dit is geautomatiseerd en kunnen we niet uitschakelen.

VANAF WANNEER MAG MIJN KIND DEELNEMEN AAN HET KLEUTERSPORTKAMP?

U moet voldoen aan volgende voorwaarden:

 

° De eerste kampdag moet uw kind al 3 jaar zijn

° Uw kind moet zindelijk zijn (maw pampers worden niet toegelaten)

 

Indien één van deze voorwaarden niet gerespecteerd wordt, dan kan uw kind NIET naar het kamp komen.

 

ANNULATIEVOORWAARDEN ZOMERVAKANTIE

Doordat we jammergenoeg de laatste tijd regelmatig te maken hebben met laattijdige annulaties hebben we onze richtlijnen rond 'annuleren' concreet bijgewerkt zodat er geen onnodige discussies ontstaan. 

Annulatie kan t.e.m. 1 juni (kosteloos).

Annulatie na 1 juni

Voor een annulatie na 1 juni en tot 10 dagen voor de start, betaal je altijd 20 euro administratieve kosten (per kind/ per week).

Voor een annulatie na 1 juni en tot 10 dagen voor de start, betaal je altijd 0 euro administratieve kosten, MET een doktersattest (per kind/ per week).

Indien annulatie 10 dagen voor de start van een kamp of korter, betaal je 50 euro voor alle gemaakte kosten, ZONDER doktersattest. (per kind / per week)

Indien annulatie 10 dagen voor de start van een kamp of korter, betaal je 20 euro voor alle gemaakte kosten, MET doktersattest. (per kind / per week)

Niet annuleren/zomaar niet afkomen = volledige inschrijvingsbedrag betalen.

Betaalde bedragen worden dan automatisch in krediet geplaatst. (krediet = een te goed bedrag voor de volgende inschrijving)

ANNULATIEVOORWAARDEN KORTE VAKANTIE

Doordat we jammergenoeg de laatste tijd regelmatig te maken hebben met laattijdige annulaties hebben we onze richtlijnen rond 'annuleren' concreet bijgewerkt zodat er geen onnodige discussies ontstaan. Deze richtlijnen gingen in voege vanaf augustus 2024.

Annulatie 1 week vóór de eerste maandag van de vakantie (kosteloos)

Annulatie binnen de week of tijdens de kampweek = 20 euro

Betaalde bedragen worden dan automatisch in krediet geplaatst. (krediet = een te goed bedrag voor de volgende inschrijving)

WAT NA EEN ANNULATIE?

Indien u ruim op voorhand annuleert, dan ontvangt u een annulatiemail en hoeft u verder niets te doen

Indien u laattijdig annuleert en een annulatiekost moet betalen? (zie annulatievoorwaarden)

  • wanneer u nog niks betaald had, rekenen wij een annulatiekost van 20 euro per kind aan. U zult pas een volgende inschrijving kunnen uitvoeren wanneer de annulatiekost is betaald.
  • wanneer u reeds betaald had, krijgt u een krediet van het bedrag van het betaalde kamp waarbij de annulatiekost wordt afgetrokken. Dit krediet kunt u raadplegen op uw account.

  • Wenst u uw geld terug te krijgen, dan hoeft u enkel een betalingsafschrift van de betaling te bezorgen aan het secretariaat, hierbij vermelden over welk bedrag het gaat, welke kamp en welke periode.

    U mag dit mailen naar info@ook.be.