FAQ

VEELGESTELDE VRAGEN

Bekijk hieronder de veelgestelde vragen aan Vakantiekampen OOK.

  • Hoe kan ik inschrijven?

    U kunt inschrijven op deze site, onder de rubriek "INSCHRIJVEN", klik daarna op "INSCHRIJVING", vul het formulier correct in, druk dan op de knop "INSCHRIJVEN", daarna kunt u uw inschrijvingsformulier nog eens controleren (u bent nog niet ingeschreven), druk nu op "BEVESTIGEN" of keer terug om correcties aan te brengen.

  • Hoe ben ik zeker dat ik ingeschreven ben?

    Er zal een bevestigingsformulier verschijnen, met een INSCHRIJVINGSCODE bv. Zom-10921.
    Wanneer u een code krijgt, bent u ZEKER ingeschreven.

    Normaal moet u binnen de 24 uur een bevestigingsmail ontvangen!!

  • Hoe kan ik zien welke keuzes nog vrij zijn?

    Ga naar de rubriek "INSCHRIJVEN", klik op "INSCHRIJVING", er verschijnt een inschrijvingsformulier, vul hier de gewenste week in, de geboortedatum en leerjaar van uw zoon of dochter, onderaan de pagina kun je nu bij sportkeuze op volgend icoontje drukken " V ", dan verschijnen alle mogelijkheden, daar ziet u of er nog voldoende plaats is of dat die keuze volzet is.

  • Samen zitten met een vriend(in)?

    Om samen te zitten met een vriend(in), moet je de inschrijvingscode (die je direct ziet bij de inschrijvingsbevestiging van 1 kind of met mail ontvangt) gebruiken.

    Deze code (bv Pas1-0001, Zom2-1234,...) gebruiken bij de 2de inschrijving volstaat. Het volgende kind krijgt automatisch dezelfde sporten en zelfde geboortedatum (noodzakelijk voor de verdeling van onze kleutergroepen volgens kalenderleeftijd).

  • Samen zitten met een vriend(in) voor 1 sportkeuze?

    Hier moet de inschrijvingscode NIET GEBRUIKEN, maar moet u manueel inschrijven en zorgen dat dezelfde sportkeuze op hetzelfde tijdstip is (Bv: voormiddag of namiddag).

  • Wat zijn de annulatievoorwaarden door ziekte (tijdens de week)?

    Van het inschrijvingsbedrag wordt berekend hoeveel 1 dag kost, de geannuleerde dagen worden dan terugbetaald, min 15 euro werkingskosten. Deze worden enkel terugbetaald, indien wij in bezit zijn van een doktersattest.

  • Wat zijn de annulatievoorwaarden (vooraf)?

    Er wordt 15 euro administratie-, organisatiekosten gevraagd per persoon. Voor korte schoolvakanties binnen de week van de eerste kampdag en voor de zomervakanties, wanneer u annuleert vanaf juni of later.

  • Teruggave mutualiteit en fiscale attesten?

    Ook onze sportkampen geven recht op teruggave van de mutualiteit (door uzelf vooringevulde documenten worden door ons gestempeld en gehandtekend).

    Ook fiscale attesten kunnen bij ons bekomen worden; stuur daarvoor een mail naar nicolas.stael@ook.be met vermelding van naam kind, week en betaald bedrag.

  • Wat met de nieuwe Europese privacyregelgeving van 25 mei 2018? Zijn jullie in orde?

    In de nieuwe versie van de algemene voorwaarden lichten we toe welke persoonsgegevens we precies verwerken. Wat moet u doen? In principe hoeft u niets te ondernemen! De nieuwe voorwaarden worden automatisch van toepassing. Indien u vragen heeft of bij iets niet akkoord bent, mag u ons gerust contacteren. Mail naar: olivier.stael@ook.be - Van wie worden er persoonsgegevens bijgehouden? Van alle kinderen die zich inschrijven voor een kamp, kampverantwoordelijken, trainers , personeel en vrijwilligers die meehelpen met onze organisatie. Welke persoonsgegevens worden bijgehouden? + identificatiegegevens: naam, adres, telefoon, emailadres + persoonlijke kenmerken: geboortedatum + beeldmateriaal (foto's, filmpjes, facebook,...) zie verder privacyverklaring. + ongevallenaangiftes + medische fiche - Wat zijn mijn rechten? + recht of informatie en inzage (u mag weten welke gegevens we van de deelnemer hebben en waarom we die nodig hebben. + recht op correctie: indien gegevens niet kloppen, mag u dit ons melden. + recht op bezwaar (zie verder) + recht om vergeten te worden (nadien kunnen we u dan niks meer opsturen). - Wat gebeurt er met jullie persoonsgegevens na inschrijven? De gegevens worden enkel gebruikt om een goede organisatie te garanderen (indelen groepjes volgens leeftijd, keuzesport, ...) De gegevens worden NOOIT doorgegeven aan derden! (Uitzondering tijdens de fundagen, de gemeente vraagt telkens een lijst van de deelnemers op). De gegevens worden 2 jaar bewaard en nadien gewist. (Dit om de nodige attesten te kunnen opmaken, ...). - Waarom moeten we een medische fiche invullen? Het geeft een goed beeld van de gezondheidstoestand van de deelnemer. In geval van een accident , allergie of ... moet de dokter bij dringende urgentie steeds op de hoogte te zijn van alle medische gegevens van uw kind. - Wie heeft er inzage van de medische fiche? Enkel een dokter zal uw medische fiche krijgen, enkel in noodgeval? Ook de organisatoren hebben inzage. - Wat moet er gebeuren bij NIET dringende medische aandacht? Dit moet via mail aan de kamporganisator worden gemeld en de daarnaast op de eerste dag van het kamp contact opnemen met de trainer/kleuterleidster. - Wat met de privacy van foto's op website/folder/facebook/...? Sfeerbeelden kunnen en mogen altijd gebruikt worden. Ook foto's mogen genomen en gepubliceerd worden, tenzij de ouders/voogd/... uitdrukkelijk verzoeken om dit niet te doen. - Wat moet u doen indien uw kind niet op een foto/facebook/... mag staan? Gelieve de eerste kampdag dit uitdrukkelijk te vermelden bij de kampverantwoordelijke. Indien uw kind meerdere weken komt, gelieve het telkens op de eerste kampdag opnieuw te bevestigen. - Waarom worden de gegevens doorgegeven aan de gemeente? De fundagen (niet tijdens zomervakantie) worden ism de gemeente georganiseerd. Ook zij helpen met de organisatie en hebben dan ook inzicht van de inschrijvingen. - Zal ik mails krijgen? Ja, alle mailings die u ontvangt zullen kampinfo of dergelijke bevatten en worden automatisch stopgezet na 1 jaar. - Welke mails mag ik verwachten? + een bevestigingsmail + een week vooraf krijgt u een mail met concrete info + tijdens de week krijgt u soms een mail omtrend wijzigingen in de kamporganisatie (gaan zwemmen, iets moeten meebrengen, opendeurdag, ...). + nadien kunt u sporadisch een mail ontvangen over bv. verloren voorwerpen, bedanking,... + herinneringsmail start inschrijvingen + betalingsherinnering (enkel indien nodig) - Kan ik mij uitschrijven uit de databank zodat ik geen info meer krijg? Ja, hiervoor moet u uw kind schriftelijk uitschrijven en een brief sturen naar het secretariaat. (olivier.stael@ook.be). Weet echter dat u dan alle info zelf moet opzoeken op onze website.
  • Hoeveel moet ik betalen voor de opvang? (Korte vakanties en zomer)

    Tijdens de korte vakantie is de opvang inbegrepen in de prijs (door tussenkomst van de gemeente Oostkamp). Ook mogelijkheid om te betalen met Sjacosbonnen te verkrijgen in Oostcampus te Oostkamp. Tijdens de zomervakantie kost de morgen -OF avondopvang 13 euro en kost de morgen -EN avondopvang 20 euro (hier komt de gemeente Oostkamp niet intussen).
  • Kan ik betalen met SJaCosbonnen van de gemeente Oostkamp?

    Ja, geen probleem. U moet dan niet overschrijven. De eerste kampdag betaalt u dan met uw SJaCosbonnen.
  • Wie heeft recht op SJaCosbonnen?

    Alle inwoners van Oostkamp hebben recht op SJaCosbonnen. Die zijn te verkrijgen aan het vrijetijdsloket van Oostcampus. Mensen met een verhoogde tegemoetkoming, kunnen die bonnen aanschaffen aan een sterk verminderd tarief. Zij betalen slechts 5 euro voor een boekje ter waarde van 25 euro.
  • Wat indien volzet?

    - Kijk of u alles goed heeft ingevuld. - Wissel van sportkeuze of van week. - Contacteer Olivier Stael en plaats u op de wachtlijst. Indien een plaatsje vrij, wordt u gecontacteerd. - De gemeente Oostkamp organiseert ook opvang tijdens de vakanties. Stekelbees tijdens alle schoolvakanties (tijdens de zomer enkel kleuters) en Speelpleinwerking tijdens de zomervakantie.
  • Draaiboek Coronamaatregelen (Zomervakantie en Fundagen).

    Hoe speel je deze zomer veilig? Hoe organiseer je een zomerkamp in tijden van corona? Wij gingen aan tafel zitten samen met de gemeente Oostkamp zodat onze kampen in de beste omstandigheden kunnen doorgaan. Samen maakten we: De vakantiekampregels Dit is een set van verplichte regels voor al onze activiteiten tijdens de zomer. Aan deze regels moeten wij ons verplicht houden. De zomerplannen Dit plan maakt de vakantiekampregels compleet. De vakantiekampregels en zomerplannen vertrekken vanuit het belang van het kind en van de DNA van onze kampen. Daarom willen wij ons sterk organiseren, zodat we binnen bepaalde limieten ons vooral grenzeloos kunnen amuseren. In bubbels van beperkte grootte, waarin kinderen en begeleiders echt kunnen spelen. 1. Vakantiekampregels: wat mag en wat mag niet? Dit is de basis dat je moet weten. Hoe wij deze regels omzetten, lees je verder in onze zomerplannen. We vertrekken steeds vanuit het perspectief van de kinderen en gaan met gezond verstand om met de basisregels. Laten wij er ook dit jaar een tof en straf vakantiekamp van maken. 1.1 Wie mag meedoen In principe iedereen. Risicogroepen en ziek zijn Iedereen mag deelnemen als het veilig kan. De voorwaarden: - Behoort een deelnemer tot de risicogroep? Dan mag die meedoen aan de activiteit of het kamp als hij toestemming heeft van de ouders, voogd of mits toestemming van de huisarts. - Was je ziek voor de start (minimaal 5 dagen terugtellen) van het kamp. Dan mag je NIET deelnemen. Dat geldt voor iedereen die betrokken is: kinderen, begeleiders, … Aanwezigheidsregister, medische fiches en tracing - De kampverantwoordelijken houden voor, tijdens en na de kampen gegevens van aanwezigen en medische fiche bij. - Er is ook een document dat de contacten tussen de deelnemers onderling en met externen bijhoudt. Blijkt dat iemand besmet is met corona, tijdens of na het kamp? Dan gebruiken de coronaspeurders deze documenten om te kijken wie gecontacteerd moet worden in functie van een mogelijke besmetting. 1.2 Hoe organiseren Contactbubbels We maken bubbels van maximum 50 deelnemers (kinderen, begeleiding en kampverantwoordelijken inclusief). Voor onze externe kampen (De Grote Linde, Pierlapont, natuurkamp, avonturenkamp, creakamp, kookkamp en paard-en ponykamp is dit geen probleem daar de groepen kleiner dan 50 zijn (kinderen en begeleiders inbegrepen). - Binnen de bubbels is contact met elkaar mogelijk, moet je geen afstand houden en geen mondmaskers gebruiken. - De bubbels o Vermijden onderling contact = bubble distancing o Houden 1.5 m afstand indien contact nodig is o Of gebruiken een mondmasker als de afstand niet wordt behouden. o Er kunnen meerdere bubbels in De Valkaart aanwezig zijn. (Een bubbel bestaat uit maximum 50 personen) o Iedereen gaat bewust om met de bubbels: kinderen, maar ook externen, ouders, … o Externe organisaties die met ons samenwerken worden ook in éénzelfde bubbel ingedeeld. Zij mogen ook met geen andere externen in contact gekomen zijn. o Ouders en andere externen kunnen niet zomaar in de bubbels. Zij zetten hun kind af op de afgesproken plaats. Sociale distancing en mondmaskers spelen hier een belangrijke rol. o Bubbels hoeven geen rekening te houden met de leeftijdsgrens van 12 jaar. Maar in bubbels waar deelnemers -12 en +12 samen spelen, past men de regels toe die van toepassing zijn op +12. o We zorgen ervoor dat de fysieke scheiding van de bubbels en regels errond duidelijk zijn voor alle deelnemers. - Noodprocedure en permanentiesysteem o Wordt er iemand ziek op kamp of tijdens de activiteit? Dan vallen we terug op de noodprocedure. o We zorgen voor een plek waarin deelnemers die mogelijks besmet zijn in afzondering kunnen zitten tot ze door de ouders worden opgehaald. o Ook het gemeentebestuur staat klaar om te helpen indien nodig. - Communicatie o Voor, tijdens en na het kamp zorgen wij voor een goede communicatie met ouders en betrokkenen. o Er is standaardmateriaal om hierbij te helpen (pictogrammen, afbakening, …) o Afspraken met deelnemers, ouders, gemeentebestuur, externen, … 1.3 Hygiëne - Persoonlijke hygiëne o Extra handen wassen, hoesten in elleboog, niezen in een papieren zakdoek. o Voor +12 is het dragen van een mondmasker in contact met externen noodzakelijk wanneer social distancing niet mogelijk is. - Infrastructuur o Gebruik gebouwen o Duidelijke richtlijnen rond verluchten en reinigen van ruimtes- en contactoppervlaktes. - Het materiaal o Binnen de bubbel kan je materiaal doorgeven zonder te reinigen. o Wanneer er materiaal doorgegeven wordt aan een andere bubbel, dan moet het materiaal gereinigd worden. 1.4 Welke activiteiten mag je doen o Bij voorkeur vinden activiteiten plaats in openlucht. o Uitstappen kunnen maar dan moet je erop voorzien zijn dat je met anderen in contact kan komen. Hou je daar aan de voorwaarden van die locatie. o Vermijd contact met externen, ook wanneer je het terrein verlaat. Dus dit jaar zeker geen opendeurnamiddag. o Rust speelt een belangrijke rol in het tegengaan van het virus. Bouw genoeg rust in het programma. 2. Voor het kamp 2.1 Wie mag meedoen of meegaan? Natuurlijk willen we iedereen mee, maar we willen dat wel veilig doen. Voor sommige deelnemers zal het dus helaas niet haalbaar zijn. Wie ziek is of ziek geweest is in de 5 dagen voor het kamp kan helaas NIET deelnemen, enerzijds omdat men anderen kan besmetten, anderzijds heeft men ook een verzwakt immuunsysteem waardoor men zelf ook vatbaarder is voor ziektes. Daarnaast zijn er ook deelnemers die tot de risicogroepen behoren en voor hen is deelname enkel toegelaten mits toestemming van de ouders en in sommige gevallen zelfs de arts. 2.1.1 Risicogroepen en ziek zijn o We informeren zowel de begeleiding, deelnemers als ouders over de deelnamevoorwaarden. o We bezorgen alle ouders van kinderen de nodige informatie over risicogroepen en geven aan dat ze, indien nodig, bij de huisarts terecht kunnen om te kijken of deelname mogelijk is. o Het is de verantwoordelijkheid van de ouders om, als hun kind tot de risicogroepen behoort, dit zo aan te geven in de medische fiche en in te schatten of hun risico mits medicatie onder controle is, of hier een extra inschatting van de huisarts nodig is. o In onze mailing vooraf stellen we heel duidelijk dat elke ouder verantwoordelijk is om geen zieke kinderen te brengen. Dit geldt uiteraard niet voor alle chronisch zieken, wie een chronische ziekte met medicatie onder controle heeft kan mee, bij twijfel raadpleegt de ouder een arts. o We zorgen voor een duidelijke communicatie en afspraken met ouders over het inschrijvingsgeld als kinderen niet kunnen deelnemen wegens ziekte. o We informeren alle begeleiders over het stappenplan “wat te doen bij zieke deelnemer”. o We informeren de ouders duidelijk over ons stappenplan bij ziekte. o We informeren bij de gemeente of niemand van het dienstpersoneel tot die risicogroepen behoort. o We benadrukken in de communicatie ook naar de ouders toe dat het belangrijk is om nieuwe besmettingen te melden aan de overheid. Zo kunnen de coronatracers hun werk doen: ook nadat het kamp van start is gegaan en na thuiskomst. 2.1.2 Inclusieve werking o We gaan uit van het principe: iedereen kan deelnemen, tenzij men ziek is of was of geen toestemming krijgt wanneer met tot een risicogroep behoort. o We maken bij kinderen met specifieke ondersteuningsnoden samen met hen en/of hun ouders en eventueel de huisarts proactief de afweging op welke manier alle maatregelen gevolgd kunnen worden. (bv. Het nemen van medicatie) o We zetten alle maatregelen op onze website www.ook.be, rubriek FAQ: coronamaatregelen. 2.1.3 Aanwezigheidsregister, medische fiches en tracing o Wij houden volgende kampadministratie bij:  Aanwezigheidsregister: de begeleider krijgt een lijst van de kampverantwoordelijke en kijkt iedere dag of iedereen aanwezig is. Bij wijziging: direct melden aan kampverantwoordelijke.  Medische fiches: wordt zoveel mogelijk online ingevuld.  Contactlogboeken die de contacten tussen deelnemers en externen weergeeft. o We informeren de ouders over het belang van het bijhouden en eventueel doorgeven van gegevens en contactlogboeken in functie van eventuele tracing wanneer een deelnemer besmet is met het corona en dit mogelijks al – tijdens het kamp zo was. o We duiden uit elke bubbel een verantwoordelijke aan die het contactlogboek bijhoudt. o Wat staat er in het logboek:  Een overzicht van de deelnemers per bubbel.  Een overzicht van contacten met personen van buiten de bubbel en welke voorzorgsmaatregelen hierbij genomen worden. Bv wegloper van bepaalde bubbel, begeleider die moet invallen, contact met externen  We maken een duidelijk overzicht per bubbel. 2.2 Hoe organiseren? 2.2.1 Contactbubbels o De bubbels hebben een maximale grootte van 50 personen (iedereen meegerekend) o We maken kleinere bubbels (groepen) die aparte of gezamenlijke activiteiten organiseren. o We maken een opdeling per leeftijd. o Begeleiders en/of kampverantwoordelijken die in meerdere bubbels komen en die onvoldoende afstand kunnen houden, dragen een mondmasker. o De voor- en na-opvang gebeurt in de eigen bubbel. - Samenstelling bubbels o De bubbels worden gevormd per leeftijd. o De begeleiden blijven elk in hun eigen bubbel. Contact met andere groepen binnen de eigen bubbel is toegelaten. o Kinderen volgen voor- en na-opvang in hun eigen bubbel. o Ook andere organisaties die met ons samenwerken, worden in die bubbel opgenomen. - Duidelijke communicatie over de verschillende bubbels, hoe opdelen, praktische maatregelen, … o Wordt nog meegedeeld aan de ouders o Inschrijvingsstanden worden uitgesplitst over de verschillende bubbels.  Bubbel 1 inkom Valkaart hoofdingang  Bubbel 2 inkom EHBO naast A-zaal  Bubbel 3 inkom achteruitgang naast mattensportzaal  Ouders zetten hun kinderen daar af en betreden NOOIT de zalen. o Iedereen blijft in zijn eigen bubbel - Bij de voorbereiding van het kamp houden we rekening met o Alle begeleiders worden op voorhand gebrieft door de kampverantwoordelijke. o Elke begeleider brengt zijn/haar eigen mondmasker mee. o Het materiaal wordt op voorhand in elke bubbel klaargezet en blijft daar ook. Na ontsmetting kan het wel gewisseld worden. (de volgende dag). o De begeleiders worden nogmaals op het belang van handhygiëne gewezen. Er wordt ontsmettingsalcohol voorzien. - Infrastructuur o We vragen de plattegronden van het complex op aan de gebouwverantwoordelijke Nancy Schotte. o We werken met maximum 3 bubbels in de Sport- en Cultuurcomplex De Valkaart.  Bubbel 1 inkom Valkaart hoofdingang, trappen op, gebruik toiletten boven, bovenzaal A en B, sporten in B-zaal. Ingang onder de trap nemen. Gang wordt afgezet met dranghekkens. Buiten (via hoofdingang)  Bubbel 2 inkom EHBO naast A-zaal, toiletten beneden, sportzaal A, eten buiten of sportzaal, bergruimte of kleedkamer. Buiten (via ingang EHBO)  Bubbel 3 inkom achteruitgang naast mattensportzaal, toiletten gevechtssporten achteraan, sportzaal C, eten buiten of zolder. Buiten via ingang gevechtssporten. o We zetten alles af met dranghekkens en maken via kleuren heel duidelijk waar de kinderen moeten afgezet worden. Ouders worden op voorhand verwittigd. Eventueel ook gebruik van pictogrammen. - Materiaal o Het materiaal wordt op voorhand klaargezet. Er kan eventueel een wisseling gebeuren na grondige ontsmetting. o De kampverantwoordelijken zorgen dat het materiaal ter plaatse is. - Vervoer o Probeer het vervoer te plannen naargelang de bubbels. o De bus voor avonturiers is geen probleem want ze blijven in eigen bubbel. 2.2.2 Noodprocedures en permanentiesysteem We zorgen voor een gestandaardiseerd stappenplan zodat wij allemaal voorbereid zijn om op een goede en rustige manier op te treden wanneer er een vermoeden van besmetting is in één van de bubbels. Stappenplan: o Wij duiden vooraf 1 verantwoordelijke aan binnen elke bubbel die in geval van vermoeden van besmetting de taak op zich neemt om zich over de zieke te ontfermen en de nodige stappen te ondernemen. o We communiceren duidelijk naar ouders wat er van hen verwacht wordt.  Ophalen kind  Verwittigen van tracers: met wie contact gehad o Welke huisarts contacteren, kan verschillen van week tot week.  De Meidoorn, Brugsestraat 34 Oostkamp, 050 82 34 21 o We breiden EHBO uit met volgende zaken:  Handschoenen  Alcoholgel  Koortsthermometer  Ontsmettingsmiddel  2 mondmaskers (1 voor zieke en 1 voor verzorger) o Op elke locatie voorzien wij een quarantaineruime. o Externe en interne communicatie  Direct kampverantwoordelijke verwittigen  Verwittigen ouders  Verwittigen gemeente o Alle begeleiders worden verwittigd over de noodprocedure. o We lichten de begeleiders in hoe ze moeten communiceren met ouders en andere kinderen o De kampverantwoordelijke is steeds te bereiken. De verantwoordelijke worden elke week doorgegeven. o We zorgen dat we steeds aandacht hebben voor de privacy en melden dat ook vooraf aan de ouders. 2.2.3 Communicatie We zorgen er voor dat alle deelnemers, ouders en begeleiders goed weten welke maatregelen van toepassing zijn, wat dit inhoudt voor hen, voor hun kinderen, … We zorgen voor communicatie voor, maar ook tijdens het kamp. We werken ook met pictogrammen en dranghekkens om alles duidelijk te maken. We zorgen dat we goede afspraken maken met de gebouwbeheerder en houden haar (Nancy Schotte) ook op de hoogte. 2.3 Hygiëne We gaan voor samen spelen deze zomer: in alle speelsheid binnen de bubbels, met respect voor persoonlijke hygiëne, hygiëne binnen de ruimte waarbinnen we ons bevinden en met ons materiaal. We rekenen op iedereen om de maatregelen maximaal toe te passen. 2.3.1 Persoonlijke hygiëne Wat verstaan we hieronder: handhygiëne, hoesten in de elleboog, eenmalig gebruik van zakdoeken en het weggooien daarvan en het gebruik van mondmaskers en handschoenen. o We bouwen een routine in waarbij handen gewassen worden: bij het toekomen en verlaten van het kamp, voor en na iedere activiteit, voor en na elke maaltijd inclusief tussendoortjes, bij het gebruik van materialen, bij externe activiteiten en voor en na elk toiletbezoek. o We informeren de begeleiders ivm deze maatregelen o Elke begeleider is verantwoordelijk voor zijn/haar eigen groep. o We lichten hier ook de ouders over in. - Infrastructuur, planning en materiaal wordt maximaal afgestemd op handhygiëne o Elke bubbel weet vooraf waar ze hun handen kunnen wassen. o We voorzien bij het binnengaan van sanitaire ruimtes, eetruimtes en in de buurt van activiteiten dat handen gewassen of gereinigd kunnen worden om besmetten van contactoppervlaktes te vermijden. Water en zeep is in principe voldoende. o Goed inzepen is het belangrijkste bij handen wassen, en afdrogen met wegwerpdoekjes of papier. Geen handdoeken. - Mondmaskers o We voorzien een moment over hoe je correct een mondmasker kunt gebruiken. - Hoesten en zakdoeken o We gebruiken gesloten vuilnisbakken voor de vuile zakdoeken. In de Valkaart zijn ver voldoende aanwezig. Voor externe kampen afspreken met de uitbater. Wij voorzien op elke kampplaats papieren zakdoeken. Vragen aan deelnemers om die zelf mee te brengen. - Extra hygiënisch materiaal o Op elke kampplaats maken we een overzicht van de materialen die nodig zijn.  Handsgel en zeep  Papieren zakdoeken + vuilbakken  Mondmaskers (begeleiders brengen eigen mondmasker mee), extra in EHBO  Papieren handdoeken  Reinigingsproducten  Handschoenen 2.3.2 Infrastructuur Niet alleen de persoonlijke hygiëne, ook die m.b.t. infrastructuur is van belang om besmetting te voorkomen. Het poetsen in de Valkaart gebeurt door de poetsdienst van de gemeente. Op de externe kampen door de begeleiders of de uitbater van het gebouw (De Grote Linde, Pierlapont)We zorgen er voor dat alle deelnemers, ouders en begeleiders goed weten welke maatregelen van toepassing zijn, wat dit inhoudt voor hen, voor hun kinderen, … We zorgen voor communicatie voor, maar ook tijdens het kamp. o We nemen vooraf contact op met de gebouwverantwoordelijke en/of poetsdienst. o We zorgen ook voor duidelijke afspraken met de uitbaters en/of poetspersoneel over ventilatie van ruimtes en het verdelen van sanitaire ruimtes per bubbel. o We hangen de pictogrammen duidelijk op. o Op externe kampen voorzien we zelf ook voor voldoende middelen om te reinigen of spreken we zeer goed af met uitbater. 2.3.3 Materiaal o Het materiaal wordt tijdens de dag NIET uitgewisseld tussen de verschillende bubbels. Het materiaal mag wel door verschillende kinderen uit dezelfde bubbel gebruikt worden. o Wanneer het een volgende dag gewisseld zou worden moet het ontsmet worden of na 3 dagen voor de andere bubbel er mee aan de slag gaat. 2.4 Activiteiten We proberen zoveel mogelijk activiteiten in openlucht te doen. Wij spreken vooraf af op welk terrein onze activiteiten doorgaan. (met speelpleinwerking, tenniskamp en voetbalkamp) 2.4.1 Openluchtactiviteiten o We spreken vooraf met de gemeente, speelpleinwerking, tennisclub en voetbalkamp af welk terrein we gebruiken. Andere bubbels en/of externe kampen mogen die dan NIET betreden. o Wij zullen ons programma aanpassen zodat zoveel mogelijk activiteiten in openlucht kunnen doorgaan. 2.4.2 Uitstappen Vooral voor ons avonturen- en natuurkamp. o Bij de uitstappen komen we NIET met externen in contact tenzij er extra begeleiders bijkomen voor deze activiteit. o Ook hier houden we ons aan de voorgeschreven veiligheidsmaatregelen (mondmaskers, hygiëne, afstand, … o Wanneer extern contact noodzakelijk is ifv de activiteit (De Kijk Uit- Bioboer) en de afstand niet gegarandeerd kan worden, worden de veiligheids- en hygiënevoorschriften zoals voor individuen in de samenleving gevolgd. 2.4.3 Rust De verspreiding van dit virus heeft meer kans bij mensen die vermoeid zijn. Het is dan ook belangrijk dat wij hier rekening mee houden. o Kleinste kleuters gaan slapen (conferentiezaal en/of theaterzaal) alle andere groepen krijgen een rustmoment na het middageten o Hou rekening met de activiteiten zodat het fysisch niet te zwaar wordt. 3. Na het kamp 3.1 Nazorg t.a.v. (zieke) deelnemers 3.1.1 Zieke deelnemer(s) tijdens het kamp of na het kamp o Indien iemand ziek wordt op ons kamp en dit bleek corona te zijn, dan worden wij waarschijnlijk gecontacteerd vanuit het tracing centrum en zal gevraagd worden om aan te geven wie met de zieke in contact kwam. Vooral persoons-en coronatracing. o Was er een persoon met corona aanwezig op het kamp? Dan informeren wij alle ouders van zijn/haar bubbel. Duid daarbij op de genomen stappen en wat de mogelijke volgende stappen zijn. (zat een kind in de bubbel, kan contact vanuit tracingcentrum volgen, … Hou steeds rekening met de privacy van het kind in kwestie. 3.1.2 Aanwezigheidsregisters, medische fiche en tracing o We bewaren het contactenlogboek tot minstens 1 maand na de activiteit. Als een kind na het kamp corona heeft, kunnen wij gecontacteerd worden het logboek te delen. 3.2 Organisatie afhalen kinderen 3.2.1 Contactbubbels o Afspraken met ouders omtrent het afhalen van kinderen.  Ouders halen hun kinderen op, op afgesproken afhaalpunt. • In de Valkaart is dit het EHBO lokaal • In Pierlapont: (nog te bepalen) • De Grote Linde: het hok waar de overalls hangen • De Raat: de zithoek • School in de eerste klas boven (naast trap) • Kookkamp week 7 (school eerste klas boven) • Natuurkamp: de bar binnen • Ponykamp (living Steffi) • Paardenkamp (bar binnen)  Ouders komen het gebouw NIET in, ouders van kleuter halen hun kinderen aan de deur van de bovenzaal af. Een begeleider wacht hen op aan de deur.  We vragen aan ouders om voldoende met elkaar rekening te houden met maatregelen m.b.t. social distance. 3.2.2 Noodprocedures en permanentie/contact-systemen o Als een deelnemer tijdens of na het kamp besmet blijkt met corona zullen we het contactlogboek moeten kunnen voorleggen. Zorg dus dat we het goed bijhouden. o Indien er een besmetting was tijdens het kamp sturen we een mail naar alle betrokken ouders met de vraag hun kinderen minimum 1 week met niemand in contact te komen van een risicogroep. Laten we er tot slot een aangename, superleuke vakantiekamp van maken. Frederik, Jonathan, Olivier en Nicolas
  • Draaiboek monitoren Coronamaatregelen

    Zomerplan Vakantiekampen VZW OOK Beste monitor. Hoe speel je deze zomer veilig? Hoe organiseer je een zomerkamp in tijden van corona? Wij gingen aan tafel zitten samen met de gemeente Oostkamp zodat onze kampen in de beste omstandigheden kunnen doorgaan. Samen maakten we: De vakantiekampregels Dit is een set van verplichte regels voor al onze activiteiten tijdens de zomer. Aan deze regels moeten wij ons verplicht houden. De zomerplannen Dit plan maakt de vakantiekampregels compleet. De vakantiekampregels en zomerplannen vertrekken vanuit het belang van het kind en van de DNA van onze kampen. Daarom willen wij ons sterk organiseren, zodat we binnen bepaalde limieten ons vooral grenzeloos kunnen amuseren. In bubbels van beperkte grootte, waarin kinderen en begeleiders echt kunnen spelen. 1. Vakantiekampregels: wat mag en wat mag niet? Dit is de basis dat je moet weten. Hoe wij deze regels omzetten, lees je verder in onze zomerplannen. We vertrekken steeds vanuit het perspectief van de kinderen en gaan met gezond verstand om met de basisregels. Laten wij er ook dit jaar een tof en straf vakantiekamp van maken. 1.1 Wie mag meedoen In principe iedereen. Risicogroepen en ziek zijn Iedereen mag deelnemen als het veilig kan. De voorwaarden: - Behoort een deelnemer tot de risicogroep? Dan mag die meedoen aan de activiteit of het kamp als hij toestemming heeft van de ouders, voogd of mits toestemming van de huisarts. - Was je ziek voor de start (minimaal 5 dagen terugtellen) van het kamp. Dan mag je NIET deelnemen. Dat geldt voor iedereen die betrokken is: kinderen, begeleiders, … Aanwezigheidsregister, medische fiches en tracing - De kampverantwoordelijken (Bubbelcoach) houden voor, tijdens en na de kampen gegevens van aanwezigen en medische fiche bij. - Er is ook een document dat de contacten tussen de deelnemers onderling en met externen bijhoudt. Blijkt dat iemand besmet is met corona, tijdens of na het kamp? Dan gebruiken de coronaspeurders deze documenten om te kijken wie gecontacteerd moet worden in functie van een mogelijke besmetting. 1.2 Hoe organiseren Contactbubbels We maken bubbels van maximum 50 deelnemers (kinderen, begeleiding en kampverantwoordelijken (Bubbelcoach) inclusief). Dus iedere trainer/monitor zal in zijn of haar eigen bubbel moeten blijven. Voor onze externe kampen (De Grote Linde, Pierlapont, natuurkamp, avonturenkamp, creakamp, kookkamp en paard-en ponykamp is dit geen probleem daar de groepen kleiner dan 50 zijn (kinderen en begeleiders inbegrepen). - Binnen de bubbels is contact met elkaar mogelijk, moet je geen afstand houden en geen mondmaskers gebruiken. - De bubbels o Vermijden onderling contact = bubble distancing o Houden 1.5 m afstand indien contact nodig is o Of gebruiken een mondmasker als de afstand niet wordt behouden. o Er kunnen meerdere bubbels in De Valkaart aanwezig zijn. (Een bubbel bestaat uit maximum 50 personen). Je wordt op voorhand gebrieft tot welke bubbel jij behoort. o Iedereen gaat bewust om met de bubbels: kinderen, maar ook externen, ouders, … o Externe organisaties die met ons samenwerken worden ook in éénzelfde bubbel ingedeeld. Zij mogen ook met geen andere externen in contact gekomen zijn. o Ouders en andere externen kunnen niet zomaar in de bubbels. Zij zetten hun kind af op de afgesproken plaats. Sociale distancing en mondmaskers spelen hier een belangrijke rol. o We zorgen ervoor dat de fysieke scheiding van de bubbels en regels errond duidelijk zijn voor alle deelnemers. (zie plannetje) - Noodprocedure en permanentiesysteem o Wordt er iemand ziek op kamp of tijdens de activiteit? Dan vallen we terug op de noodprocedure. o We zorgen voor een plek waarin deelnemers die mogelijks besmet zijn in afzondering kunnen zitten tot ze door de ouders worden opgehaald.  In de Valkaart is dit het EHBO lokaal  In Pierlapont: nog te bepalen  De Grote Linde: het hok waar de overalls hangen  De Raat: de zithoek  School in de eerste klas boven (naast trap)  Kookkamp week 7 (school eerste klas boven)  Natuurkamp: de bar binnen  Ponykamp (living Steffi)  Paardenkamp (bar binnen) o Ook het gemeentebestuur staat klaar om te helpen indien nodig. - Communicatie o Voor, tijdens en na het kamp zorgen wij voor een goede communicatie met ouders en betrokkenen. o Er is standaardmateriaal om hierbij te helpen (pictogrammen, afbakening, …) o Afspraken met deelnemers, ouders, gemeentebestuur, externen, … 1.3 Hygiëne - Persoonlijke hygiëne o Extra handen wassen, hoesten in elleboog, niezen in een papieren zakdoek. o Voor +12 is het dragen van een mondmasker in contact met externen noodzakelijk wanneer social distancing niet mogelijk is. Zorg dat je ook een mondmasker meehebt. - Infrastructuur o Gebruik gebouwen o Duidelijke richtlijnen rond verluchten en reinigen van ruimtes- en contactoppervlaktes. - Het materiaal o Binnen de bubbel kan je materiaal doorgeven zonder te reinigen. (wij zorgen ervoor dat het materiaal de dag zelf reeds ter plaatse is) MATERIAAL BIJHALEN IS VERBODEN. 1.4 Welke activiteiten mag je doen o Bij voorkeur vinden activiteiten plaats in openlucht. o Vermijd contact met externen, ook wanneer je het terrein verlaat. Dus dit jaar zeker geen opendeurnamiddag. o Rust speelt een belangrijke rol in het tegengaan van het virus. Bouw genoeg rust in het programma. 2. Voor het kamp 2.1 Wie mag meedoen of meegaan? Natuurlijk willen we iedereen mee, maar we willen dat wel veilig doen. Voor sommige trainers zal het dus helaas niet haalbaar zijn. Wie ziek is of ziek geweest is in de 5 dagen voor het kamp kan helaas NIET deelnemen, enerzijds omdat men anderen kan besmetten, anderzijds heeft men ook een verzwakt immuunsysteem waardoor men zelf ook vatbaarder is voor ziektes. Daarnaast zijn er ook deelnemers die tot de risicogroepen behoren en voor hen is deelname enkel toegelaten mits toestemming van de ouders en in sommige gevallen zelfs de arts. 2.1.1 Risicogroepen en ziek zijn o Het is de verantwoordelijkheid van de trainer om, als hij/zij tot de risicogroepen behoort, dit zo aan te geven. o We benadrukken in de communicatie ook naar de iedereen toe dat het belangrijk is om nieuwe besmettingen te melden aan de overheid. Zo kunnen de coronatracers hun werk doen: ook nadat het kamp van start is gegaan en na thuiskomst. 2.1.2 Inclusieve werking o We gaan uit van het principe: iedereen kan deelnemen, tenzij men ziek is of was of geen toestemming krijgt wanneer met tot een risicogroep behoort. 2.1.3 Aanwezigheidsregister, medische fiches en tracing o Wij houden volgende kampadministratie bij:  Aanwezigheidsregister: de begeleider krijgt een lijst van de kampverantwoordelijke (Bubbelcoach) en kijkt iedere dag of iedereen aanwezig is. Bij wijziging: direct melden aan kampverantwoordelijke.  Contactlogboeken die de contacten tussen deelnemers en externen weergeeft. o We duiden uit elke bubbel een verantwoordelijke aan die het contactlogboek bijhoudt (= Bubbelcoach). o Wat staat er in het logboek:  Een overzicht van de deelnemers per bubbel.  Een overzicht van contacten met personen van buiten de bubbel en welke voorzorgsmaatregelen hierbij genomen worden. Bv wegloper van bepaalde bubbel, begeleider die moet invallen, contact met externen  We maken een duidelijk overzicht per bubbel. 2.2 Hoe organiseren? 2.2.1 Contactbubbels o De bubbels hebben een maximale grootte van 50 personen (iedereen meegerekend) o We maken kleinere bubbels (groepen) die aparte of gezamenlijke activiteiten organiseren. o We maken een opdeling per leeftijd. o Begeleiders en/of kampverantwoordelijken die in meerdere bubbels komen en die onvoldoende afstand kunnen houden, dragen een mondmasker. (normaal niet van toepassing) o De voor- en na-opvang gebeurt in de eigen bubbel. o Elke bubbel heeft zijn eigen kleur. (zie later) - Samenstelling bubbels o De bubbels worden gevormd per leeftijd. o De begeleiden blijven elk in hun eigen bubbel. Contact met andere groepen binnen de eigen bubbel is toegelaten. o Kinderen volgen voor- en na-opvang in hun eigen bubbel. o Ook andere organisaties die met ons samenwerken, worden in die bubbel opgenomen. - Duidelijke communicatie over de verschillende bubbels, hoe opdelen, praktische maatregelen, … o Zie bijlagen achteraan o Ouders zetten hun kinderen daar af en betreden NOOIT de zalen . o Iedereen blijft in zijn eigen bubbel - Bij de voorbereiding van het kamp houden we rekening met o Het materiaal wordt op voorhand in elke bubbel klaargezet en blijft daar ook. Na ontsmetting kan het wel gewisseld worden. (de volgende dag). o De begeleiders worden nogmaals op het belang van handhygiëne gewezen. Er wordt ontsmettingsalcohol voorzien. - Infrastructuur o We werken met maximum 4 bubbels in de Sport- en Cultuurcomplex De Valkaart.  Bubbel GEEL inkom Valkaart hoofdingang, trappen op, gebruik toiletten boven, bovenzaal A en B, sporten in B-zaal. Ingang onder de trap nemen. Gang wordt afgezet met dranghekkens. Buiten (via hoofdingang)  Bubbel BLAUW inkom EHBO naast A-zaal, DAMESTOILETTEN beneden (de HERENTOILETTEN zijn voor de klanten van de cafetaria), sportzaal A, eten buiten of sportzaal, bergruimte of kleedkamer. Buiten (via ingang EHBO)  Bubbel ROOD inkom achteruitgang naast mattensportzaal, toiletten theater achteraan, sportzaal C, eten buiten of in zaal. Buiten via ingang gevechtssporten.  Bubbel GROEN inkom achteruitgang naast mattensportzaal, toiletten in gang achteraan, mattensportzaal, zolder, kleedkamer 12. Eten boven of buiten. Buiten via ingang gevechtssporten. o We zetten alles af met dranghekkens en maken via kleuren heel duidelijk waar de kinderen moeten afgezet worden. - Materiaal o Het materiaal wordt op voorhand klaargezet. Er kan eventueel een wisseling gebeuren na grondige ontsmetting. o De kampverantwoordelijken zorgen dat het materiaal ter plaatse is. 2.2.2 Noodprocedures en permanentiesysteem We zorgen voor een gestandaardiseerd stappenplan zodat wij allemaal voorbereid zijn om op een goede en rustige manier op te treden wanneer er een vermoeden van besmetting is in één van de bubbels. Stappenplan: o Wij duiden vooraf 1 verantwoordelijke aan binnen elke bubbel die in geval van vermoeden van besmetting de taak op zich neemt om zich over de zieke te ontfermen en de nodige stappen te ondernemen. ALTIJD KAMPVERANTWOORDELIJKE CONTACTEREN  De Meidoorn, Brugsestraat 34 Oostkamp, 050 82 34 21 o Op elke locatie voorzien wij een quarantaineruime.  In de Valkaart is dit het EHBO lokaal  In Pierlapont:  De Grote Linde: het hok waar de overalls hangen  De Raat: de zithoek  School in de eerste klas boven (naast trap)  Kookkamp week 7 (school eerste klas boven)  Natuurkamp: de bar binnen  Ponykamp (living Steffi)  Paardenkamp (bar binnen) o Alle begeleiders worden verwittigd over de noodprocedure. o We lichten de begeleiders in hoe ze moeten communiceren met ouders en andere kinderen o De kampverantwoordelijke is steeds te bereiken. De verantwoordelijke worden elke week doorgegeven. 2.2.3 Communicatie We werken ook met pictogrammen en dranghekkens om alles duidelijk te maken. 2.3 Hygiëne We gaan voor samen spelen deze zomer: in alle speelsheid binnen de bubbels, met respect voor persoonlijke hygiëne, hygiëne binnen de ruimte waarbinnen we ons bevinden en met ons materiaal. We rekenen op iedereen om de maatregelen maximaal toe te passen. 2.3.1 Persoonlijke hygiëne Wat verstaan we hieronder: handhygiëne, hoesten in de elleboog, eenmalig gebruik van zakdoeken en het weggooien daarvan en het gebruik van mondmaskers en handschoenen. o We bouwen een routine in waarbij handen gewassen worden: bij het toekomen en verlaten van het kamp, voor en na iedere activiteit, voor en na elke maaltijd inclusief tussendoortjes, bij het gebruik van materialen, bij externe activiteiten en voor en na elk toiletbezoek. o Elke begeleider is verantwoordelijk voor zijn/haar eigen groep. o We lichten hier ook de ouders over in. - Infrastructuur, planning en materiaal wordt maximaal afgestemd op handhygiëne o Elke bubbel weet vooraf waar ze hun handen kunnen wassen. o We voorzien bij het binnengaan van sanitaire ruimtes, eetruimtes en in de buurt van activiteiten dat handen gewassen of gereinigd kunnen worden om besmetten van contactoppervlaktes te vermijden. Water en zeep is in principe voldoende. o Goed inzepen is het belangrijkste bij handen wassen, en afdrogen met wegwerpdoekjes of papier. Geen handdoeken. 2.3.2 Infrastructuur 2.3.3 Materiaal o Het materiaal wordt tijdens de dag NIET uitgewisseld tussen de verschillende bubbels. Het materiaal mag wel door verschillende kinderen uit dezelfde bubbel gebruikt worden. o Wanneer het een volgende dag gewisseld zou worden moet het ontsmet worden of na 3 dagen voor de andere bubbel er mee aan de slag gaat. 2.4 Activiteiten We proberen zoveel mogelijk activiteiten in openlucht te doen. Wij spreken vooraf af op welk terrein onze activiteiten doorgaan. (met speelpleinwerking, tenniskamp en voetbalkamp) 2.4.1 Openluchtactiviteiten o We spreken vooraf met de gemeente, speelpleinwerking, tennisclub en voetbalkamp af welk terrein we gebruiken. Andere bubbels en/of externe kampen mogen die dan NIET betreden. Wij gebruiken groot en klein voetbalterrein achteraan, basketbalterrein (indien tennis daar niet zit), de gemeentelijke tennisterreinen, grasveld naast tennis 2.4.2 Uitstappen Vooral voor ons avonturen- en natuurkamp. o Bij de uitstappen komen we NIET met externen in contact tenzij er extra begeleiders bijkomen voor deze activiteit. o Ook hier houden we ons aan de voorgeschreven veiligheidsmaatregelen (mondmaskers, hygiëne, afstand, … o Wanneer extern contact noodzakelijk is ifv de activiteit (De Kijk Uit- Bioboer) en de afstand niet gegarandeerd kan worden, worden de veiligheids- en hygiënevoorschriften zoals voor individuen in de samenleving gevolgd. 2.4.3 Rust De verspreiding van dit virus heeft meer kans bij mensen die vermoeid zijn. Het is dan ook belangrijk dat wij hier rekening mee houden. o Kleinste kleuters gaan slapen (conferentiezaal en/of theaterzaal) alle andere groepen krijgen een rustmoment na het middageten o Hou rekening met de activiteiten zodat het fysisch niet te zwaar wordt. 3. Na het kamp 3.1 Nazorg t.a.v. (zieke) deelnemers 3.1.1 Zieke deelnemer(s) tijdens het kamp of na het kamp o Indien iemand ziek wordt op ons kamp en dit bleek corona te zijn, dan worden wij waarschijnlijk gecontacteerd vanuit het tracing centrum en zal gevraagd worden om aan te geven wie met de zieke in contact kwam. Vooral persoons-en coronatracing. o Was er een persoon met corona aanwezig op het kamp? Dan informeren wij alle ouders van zijn/haar bubbel. Duid daarbij op de genomen stappen en wat de mogelijke volgende stappen zijn. (zat een kind in de bubbel, kan contact vanuit tracingcentrum volgen, … Hou steeds rekening met de privacy van het kind in kwestie. 3.1.2 Aanwezigheidsregisters, medische fiche en tracing o We bewaren het contactenlogboek tot minstens 1 maand na de activiteit. Als een kind na het kamp corona heeft, kunnen wij gecontacteerd worden het logboek te delen. 3.2 Organisatie afhalen kinderen 3.2.1 Contactbubbels o Afspraken met ouders omtrent het afhalen van kinderen.  Ouders halen hun kinderen op op afgesproken afhaalpunt.  Ouders komen het gebouw NIET in, enkel ouders van kleuter halen hun kinderen aan de deur van de bovenzaal af. Een begeleider wacht hen op aan de deur.  We vragen aan ouders om voldoende met elkaar rekening te houden met maatregelen m.b.t. social distance. 3.2.2 Noodprocedures en permanentie/contact-systemen o Als een deelnemer tijdens of na het kamp besmet blijkt met corona zullen we het contactlogboek moeten kunnen voorleggen. Zorg dus dat we het goed bijhouden. o Indien er een besmetting was tijdens het kamp sturen we een mail naar alle betrokken ouders met de vraag hun kinderen minimum 1 week met niemand in contact te komen van een risicogroep. 3.2.3 Noodlijnen VZW OOK Indien nog vragen, problemen,…. Voor, tijdens of na het kamp, neem altijd contact op met: Olivier Stael (0472/251 400) Nicolas Stael (0474/233 166) Jonathan Stael (0498/355 367) Frederik Duyck (0498/501 241) Laten we er tot slot een aangename, superleuke vakantiekamp van maken. Frederik, Jonathan, Olivier en Nicolas