Wat met de nieuwe Europese privacyregelgeving van 25 mei 2018? Zijn jullie in orde?
In de nieuwe versie van de algemene voorwaarden lichten we toe welke persoonsgegevens we precies verwerken.
Wat moet u doen?
In principe hoeft u niets te ondernemen! De nieuwe voorwaarden worden automatisch van toepassing.
Indien u vragen heeft of bij iets niet akkoord bent, mag u ons gerust contacteren. Mail naar:
olivier.stael@ook.be
- Van wie worden er persoonsgegevens bijgehouden?
Van alle kinderen die zich inschrijven voor een kamp, kampverantwoordelijken, trainers , personeel en vrijwilligers die meehelpen met onze organisatie.
Welke persoonsgegevens worden bijgehouden?
+ identificatiegegevens: naam, adres, telefoon, emailadres
+ persoonlijke kenmerken: geboortedatum
+ beeldmateriaal (foto's, filmpjes, facebook,...) zie verder privacyverklaring.
+ ongevallenaangiftes
+ medische fiche
- Wat zijn mijn rechten?
+ recht of informatie en inzage (u mag weten welke gegevens we van de deelnemer hebben en waarom we die nodig hebben.
+ recht op correctie: indien gegevens niet kloppen, mag u dit ons melden.
+ recht op bezwaar (zie verder)
+ recht om vergeten te worden (nadien kunnen we u dan niks meer opsturen).
- Wat gebeurt er met jullie persoonsgegevens na inschrijven?
De gegevens worden enkel gebruikt om een goede organisatie te garanderen (indelen groepjes volgens leeftijd, keuzesport, ...)
De gegevens worden NOOIT doorgegeven aan derden! (Uitzondering tijdens de fundagen, de gemeente vraagt telkens een lijst van de deelnemers op).
De gegevens worden 2 jaar bewaard en nadien gewist. (Dit om de nodige attesten te kunnen opmaken, ...).
- Waarom moeten we een medische fiche invullen?
Het geeft een goed beeld van de gezondheidstoestand van de deelnemer. In geval van een accident , allergie of ... moet de dokter bij dringende urgentie steeds op de hoogte te zijn van alle medische gegevens van uw kind.
- Wie heeft er inzage van de medische fiche?
Enkel een dokter zal uw medische fiche krijgen, enkel in noodgeval? Ook de organisatoren hebben inzage.
- Wat moet er gebeuren bij NIET dringende medische aandacht?
Dit moet via mail aan de kamporganisator worden gemeld en de daarnaast op de eerste dag van het kamp contact opnemen met de trainer/kleuterleidster.
- Wat met de privacy van foto's op website/folder/facebook/...?
Sfeerbeelden kunnen en mogen altijd gebruikt worden. Ook foto's mogen genomen en gepubliceerd worden, tenzij de ouders/voogd/... uitdrukkelijk verzoeken om dit niet te doen.
- Wat moet u doen indien uw kind niet op een foto/facebook/... mag staan?
Gelieve de eerste kampdag dit uitdrukkelijk te vermelden bij de kampverantwoordelijke. Indien uw kind meerdere weken komt, gelieve het telkens op de eerste kampdag opnieuw te bevestigen.
- Waarom worden de gegevens doorgegeven aan de gemeente?
De fundagen (niet tijdens zomervakantie) worden ism de gemeente georganiseerd. Ook zij helpen met de organisatie en hebben dan ook inzicht van de inschrijvingen.
- Zal ik mails krijgen?
Ja, alle mailings die u ontvangt zullen kampinfo of dergelijke bevatten en worden automatisch stopgezet na 1 jaar.
- Welke mails mag ik verwachten?
+ een bevestigingsmail
+ een week vooraf krijgt u een mail met concrete info
+ tijdens de week krijgt u soms een mail omtrend wijzigingen in de kamporganisatie (gaan zwemmen, iets moeten meebrengen, opendeurdag, ...).
+ nadien kunt u sporadisch een mail ontvangen over bv. verloren voorwerpen, bedanking,...
+ herinneringsmail start inschrijvingen
+ betalingsherinnering (enkel indien nodig)
- Kan ik mij uitschrijven uit de databank zodat ik geen info meer krijg?
Ja, hiervoor moet u uw kind schriftelijk uitschrijven en een brief sturen naar het secretariaat. (olivier.stael@ook.be). Weet echter dat u dan alle info zelf moet opzoeken op onze website.
Draaiboek monitoren Coronamaatregelen
Zomerplan
Vakantiekampen
VZW OOK
Beste monitor. Hoe speel je deze zomer veilig? Hoe organiseer je een zomerkamp in tijden van corona? Wij gingen aan tafel zitten samen met de gemeente Oostkamp zodat onze kampen in de beste omstandigheden kunnen doorgaan. Samen maakten we:
De vakantiekampregels
Dit is een set van verplichte regels voor al onze activiteiten tijdens de zomer. Aan deze regels moeten wij ons verplicht houden.
De zomerplannen
Dit plan maakt de vakantiekampregels compleet.
De vakantiekampregels en zomerplannen vertrekken vanuit het belang van het kind en van de DNA van onze kampen. Daarom willen wij ons sterk organiseren, zodat we binnen bepaalde limieten ons vooral grenzeloos kunnen amuseren. In bubbels van beperkte grootte, waarin kinderen en begeleiders echt kunnen spelen.
1. Vakantiekampregels: wat mag en wat mag niet?
Dit is de basis dat je moet weten. Hoe wij deze regels omzetten, lees je verder in onze zomerplannen. We vertrekken steeds vanuit het perspectief van de kinderen en gaan met gezond verstand om met de basisregels.
Laten wij er ook dit jaar een tof en straf vakantiekamp van maken.
1.1 Wie mag meedoen
In principe iedereen.
Risicogroepen en ziek zijn
Iedereen mag deelnemen als het veilig kan. De voorwaarden:
- Behoort een deelnemer tot de risicogroep? Dan mag die meedoen aan de activiteit of het kamp als hij toestemming heeft van de ouders, voogd of mits toestemming van de huisarts.
- Was je ziek voor de start (minimaal 5 dagen terugtellen) van het kamp. Dan mag je NIET deelnemen. Dat geldt voor iedereen die betrokken is: kinderen, begeleiders, …
Aanwezigheidsregister, medische fiches en tracing
- De kampverantwoordelijken (Bubbelcoach) houden voor, tijdens en na de kampen gegevens van aanwezigen en medische fiche bij.
- Er is ook een document dat de contacten tussen de deelnemers onderling en met externen bijhoudt. Blijkt dat iemand besmet is met corona, tijdens of na het kamp? Dan gebruiken de coronaspeurders deze documenten om te kijken wie gecontacteerd moet worden in functie van een mogelijke besmetting.
1.2 Hoe organiseren
Contactbubbels
We maken bubbels van maximum 50 deelnemers (kinderen, begeleiding en kampverantwoordelijken (Bubbelcoach) inclusief). Dus iedere trainer/monitor zal in zijn of haar eigen bubbel moeten blijven.
Voor onze externe kampen (De Grote Linde, Pierlapont, natuurkamp, avonturenkamp, creakamp, kookkamp en paard-en ponykamp is dit geen probleem daar de groepen kleiner dan 50 zijn (kinderen en begeleiders inbegrepen).
- Binnen de bubbels is contact met elkaar mogelijk, moet je geen afstand houden en geen mondmaskers gebruiken.
- De bubbels
o Vermijden onderling contact = bubble distancing
o Houden 1.5 m afstand indien contact nodig is
o Of gebruiken een mondmasker als de afstand niet wordt behouden.
o Er kunnen meerdere bubbels in De Valkaart aanwezig zijn. (Een bubbel bestaat uit maximum 50 personen). Je wordt op voorhand gebrieft tot welke bubbel jij behoort.
o Iedereen gaat bewust om met de bubbels: kinderen, maar ook externen, ouders, …
o Externe organisaties die met ons samenwerken worden ook in éénzelfde bubbel ingedeeld. Zij mogen ook met geen andere externen in contact gekomen zijn.
o Ouders en andere externen kunnen niet zomaar in de bubbels. Zij zetten hun kind af op de afgesproken plaats. Sociale distancing en mondmaskers spelen hier een belangrijke rol.
o We zorgen ervoor dat de fysieke scheiding van de bubbels en regels errond duidelijk zijn voor alle deelnemers. (zie plannetje)
- Noodprocedure en permanentiesysteem
o Wordt er iemand ziek op kamp of tijdens de activiteit? Dan vallen we terug op de noodprocedure.
o We zorgen voor een plek waarin deelnemers die mogelijks besmet zijn in afzondering kunnen zitten tot ze door de ouders worden opgehaald.
In de Valkaart is dit het EHBO lokaal
In Pierlapont: nog te bepalen
De Grote Linde: het hok waar de overalls hangen
De Raat: de zithoek
School in de eerste klas boven (naast trap)
Kookkamp week 7 (school eerste klas boven)
Natuurkamp: de bar binnen
Ponykamp (living Steffi)
Paardenkamp (bar binnen)
o Ook het gemeentebestuur staat klaar om te helpen indien nodig.
- Communicatie
o Voor, tijdens en na het kamp zorgen wij voor een goede communicatie met ouders en betrokkenen.
o Er is standaardmateriaal om hierbij te helpen (pictogrammen, afbakening, …)
o Afspraken met deelnemers, ouders, gemeentebestuur, externen, …
1.3 Hygiëne
- Persoonlijke hygiëne
o Extra handen wassen, hoesten in elleboog, niezen in een papieren zakdoek.
o Voor +12 is het dragen van een mondmasker in contact met externen noodzakelijk wanneer social distancing niet mogelijk is. Zorg dat je ook een mondmasker meehebt.
- Infrastructuur
o Gebruik gebouwen
o Duidelijke richtlijnen rond verluchten en reinigen van ruimtes- en contactoppervlaktes.
- Het materiaal
o Binnen de bubbel kan je materiaal doorgeven zonder te reinigen. (wij zorgen ervoor dat het materiaal de dag zelf reeds ter plaatse is) MATERIAAL BIJHALEN IS VERBODEN.
1.4 Welke activiteiten mag je doen
o Bij voorkeur vinden activiteiten plaats in openlucht.
o Vermijd contact met externen, ook wanneer je het terrein verlaat. Dus dit jaar zeker geen opendeurnamiddag.
o Rust speelt een belangrijke rol in het tegengaan van het virus. Bouw genoeg rust in het programma.
2. Voor het kamp
2.1 Wie mag meedoen of meegaan?
Natuurlijk willen we iedereen mee, maar we willen dat wel veilig doen. Voor sommige trainers zal het dus helaas niet haalbaar zijn. Wie ziek is of ziek geweest is in de 5 dagen voor het kamp kan helaas NIET deelnemen, enerzijds omdat men anderen kan besmetten, anderzijds heeft men ook een verzwakt immuunsysteem waardoor men zelf ook vatbaarder is voor ziektes. Daarnaast zijn er ook deelnemers die tot de risicogroepen behoren en voor hen is deelname enkel toegelaten mits toestemming van de ouders en in sommige gevallen zelfs de arts.
2.1.1 Risicogroepen en ziek zijn
o Het is de verantwoordelijkheid van de trainer om, als hij/zij tot de risicogroepen behoort, dit zo aan te geven.
o We benadrukken in de communicatie ook naar de iedereen toe dat het belangrijk is om nieuwe besmettingen te melden aan de overheid. Zo kunnen de coronatracers hun werk doen: ook nadat het kamp van start is gegaan en na thuiskomst.
2.1.2 Inclusieve werking
o We gaan uit van het principe: iedereen kan deelnemen, tenzij men ziek is of was of geen toestemming krijgt wanneer met tot een risicogroep behoort.
2.1.3 Aanwezigheidsregister, medische fiches en tracing
o Wij houden volgende kampadministratie bij:
Aanwezigheidsregister: de begeleider krijgt een lijst van de kampverantwoordelijke (Bubbelcoach) en kijkt iedere dag of iedereen aanwezig is. Bij wijziging: direct melden aan kampverantwoordelijke.
Contactlogboeken die de contacten tussen deelnemers en externen weergeeft.
o We duiden uit elke bubbel een verantwoordelijke aan die het contactlogboek bijhoudt (= Bubbelcoach).
o Wat staat er in het logboek:
Een overzicht van de deelnemers per bubbel.
Een overzicht van contacten met personen van buiten de bubbel en welke voorzorgsmaatregelen hierbij genomen worden. Bv wegloper van bepaalde bubbel, begeleider die moet invallen, contact met externen
We maken een duidelijk overzicht per bubbel.
2.2 Hoe organiseren?
2.2.1 Contactbubbels
o De bubbels hebben een maximale grootte van 50 personen (iedereen meegerekend)
o We maken kleinere bubbels (groepen) die aparte of gezamenlijke activiteiten organiseren.
o We maken een opdeling per leeftijd.
o Begeleiders en/of kampverantwoordelijken die in meerdere bubbels komen en die onvoldoende afstand kunnen houden, dragen een mondmasker. (normaal niet van toepassing)
o De voor- en na-opvang gebeurt in de eigen bubbel.
o Elke bubbel heeft zijn eigen kleur. (zie later)
- Samenstelling bubbels
o De bubbels worden gevormd per leeftijd.
o De begeleiden blijven elk in hun eigen bubbel. Contact met andere groepen binnen de eigen bubbel is toegelaten.
o Kinderen volgen voor- en na-opvang in hun eigen bubbel.
o Ook andere organisaties die met ons samenwerken, worden in die bubbel opgenomen.
- Duidelijke communicatie over de verschillende bubbels, hoe opdelen, praktische maatregelen, …
o Zie bijlagen achteraan
o Ouders zetten hun kinderen daar af en betreden NOOIT de zalen
.
o Iedereen blijft in zijn eigen bubbel
- Bij de voorbereiding van het kamp houden we rekening met
o Het materiaal wordt op voorhand in elke bubbel klaargezet en blijft daar ook. Na ontsmetting kan het wel gewisseld worden. (de volgende dag).
o De begeleiders worden nogmaals op het belang van handhygiëne gewezen. Er wordt ontsmettingsalcohol voorzien.
- Infrastructuur
o We werken met maximum 4 bubbels in de Sport- en Cultuurcomplex De Valkaart.
Bubbel GEEL inkom Valkaart hoofdingang, trappen op, gebruik toiletten boven, bovenzaal A en B, sporten in B-zaal. Ingang onder de trap nemen. Gang wordt afgezet met dranghekkens. Buiten (via hoofdingang)
Bubbel BLAUW inkom EHBO naast A-zaal, DAMESTOILETTEN beneden (de HERENTOILETTEN zijn voor de klanten van de cafetaria), sportzaal A, eten buiten of sportzaal, bergruimte of kleedkamer. Buiten (via ingang EHBO)
Bubbel ROOD inkom achteruitgang naast mattensportzaal, toiletten theater achteraan, sportzaal C, eten buiten of in zaal. Buiten via ingang gevechtssporten.
Bubbel GROEN inkom achteruitgang naast mattensportzaal, toiletten in gang achteraan, mattensportzaal, zolder, kleedkamer 12. Eten boven of buiten. Buiten via ingang gevechtssporten.
o We zetten alles af met dranghekkens en maken via kleuren heel duidelijk waar de kinderen moeten afgezet worden.
- Materiaal
o Het materiaal wordt op voorhand klaargezet. Er kan eventueel een wisseling gebeuren na grondige ontsmetting.
o De kampverantwoordelijken zorgen dat het materiaal ter plaatse is.
2.2.2 Noodprocedures en permanentiesysteem
We zorgen voor een gestandaardiseerd stappenplan zodat wij allemaal voorbereid zijn om op een goede en rustige manier op te treden wanneer er een vermoeden van besmetting is in één van de bubbels.
Stappenplan:
o Wij duiden vooraf 1 verantwoordelijke aan binnen elke bubbel die in geval van vermoeden van besmetting de taak op zich neemt om zich over de zieke te ontfermen en de nodige stappen te ondernemen. ALTIJD KAMPVERANTWOORDELIJKE CONTACTEREN
De Meidoorn, Brugsestraat 34 Oostkamp, 050 82 34 21
o Op elke locatie voorzien wij een quarantaineruime.
In de Valkaart is dit het EHBO lokaal
In Pierlapont:
De Grote Linde: het hok waar de overalls hangen
De Raat: de zithoek
School in de eerste klas boven (naast trap)
Kookkamp week 7 (school eerste klas boven)
Natuurkamp: de bar binnen
Ponykamp (living Steffi)
Paardenkamp (bar binnen)
o Alle begeleiders worden verwittigd over de noodprocedure.
o We lichten de begeleiders in hoe ze moeten communiceren met ouders en andere kinderen
o De kampverantwoordelijke is steeds te bereiken. De verantwoordelijke worden elke week doorgegeven.
2.2.3 Communicatie
We werken ook met pictogrammen en dranghekkens om alles duidelijk te maken.
2.3 Hygiëne
We gaan voor samen spelen deze zomer: in alle speelsheid binnen de bubbels, met respect voor persoonlijke hygiëne, hygiëne binnen de ruimte waarbinnen we ons bevinden en met ons materiaal. We rekenen op iedereen om de maatregelen maximaal toe te passen.
2.3.1 Persoonlijke hygiëne
Wat verstaan we hieronder: handhygiëne, hoesten in de elleboog, eenmalig gebruik van zakdoeken en het weggooien daarvan en het gebruik van mondmaskers en handschoenen.
o We bouwen een routine in waarbij handen gewassen worden: bij het toekomen en verlaten van het kamp, voor en na iedere activiteit, voor en na elke maaltijd inclusief tussendoortjes, bij het gebruik van materialen, bij externe activiteiten en voor en na elk toiletbezoek.
o Elke begeleider is verantwoordelijk voor zijn/haar eigen groep.
o We lichten hier ook de ouders over in.
- Infrastructuur, planning en materiaal wordt maximaal afgestemd op handhygiëne
o Elke bubbel weet vooraf waar ze hun handen kunnen wassen.
o We voorzien bij het binnengaan van sanitaire ruimtes, eetruimtes en in de buurt van activiteiten dat handen gewassen of gereinigd kunnen worden om besmetten van contactoppervlaktes te vermijden. Water en zeep is in principe voldoende.
o Goed inzepen is het belangrijkste bij handen wassen, en afdrogen met wegwerpdoekjes of papier. Geen handdoeken.
2.3.2 Infrastructuur
2.3.3 Materiaal
o Het materiaal wordt tijdens de dag NIET uitgewisseld tussen de verschillende bubbels. Het materiaal mag wel door verschillende kinderen uit dezelfde bubbel gebruikt worden.
o Wanneer het een volgende dag gewisseld zou worden moet het ontsmet worden of na 3 dagen voor de andere bubbel er mee aan de slag gaat.
2.4 Activiteiten
We proberen zoveel mogelijk activiteiten in openlucht te doen. Wij spreken vooraf af op welk terrein onze activiteiten doorgaan. (met speelpleinwerking, tenniskamp en voetbalkamp)
2.4.1 Openluchtactiviteiten
o We spreken vooraf met de gemeente, speelpleinwerking, tennisclub en voetbalkamp af welk terrein we gebruiken. Andere bubbels en/of externe kampen mogen die dan NIET betreden. Wij gebruiken groot en klein voetbalterrein achteraan, basketbalterrein (indien tennis daar niet zit), de gemeentelijke tennisterreinen, grasveld naast tennis
2.4.2 Uitstappen
Vooral voor ons avonturen- en natuurkamp.
o Bij de uitstappen komen we NIET met externen in contact tenzij er extra begeleiders bijkomen voor deze activiteit.
o Ook hier houden we ons aan de voorgeschreven veiligheidsmaatregelen (mondmaskers, hygiëne, afstand, …
o Wanneer extern contact noodzakelijk is ifv de activiteit (De Kijk Uit- Bioboer) en de afstand niet gegarandeerd kan worden, worden de veiligheids- en hygiënevoorschriften zoals voor individuen in de samenleving gevolgd.
2.4.3 Rust
De verspreiding van dit virus heeft meer kans bij mensen die vermoeid zijn. Het is dan ook belangrijk dat wij hier rekening mee houden.
o Kleinste kleuters gaan slapen (conferentiezaal en/of theaterzaal) alle andere groepen krijgen een rustmoment na het middageten
o Hou rekening met de activiteiten zodat het fysisch niet te zwaar wordt.
3. Na het kamp
3.1 Nazorg t.a.v. (zieke) deelnemers
3.1.1 Zieke deelnemer(s) tijdens het kamp of na het kamp
o Indien iemand ziek wordt op ons kamp en dit bleek corona te zijn, dan worden wij waarschijnlijk gecontacteerd vanuit het tracing centrum en zal gevraagd worden om aan te geven wie met de zieke in contact kwam. Vooral persoons-en coronatracing.
o Was er een persoon met corona aanwezig op het kamp? Dan informeren wij alle ouders van zijn/haar bubbel. Duid daarbij op de genomen stappen en wat de mogelijke volgende stappen zijn. (zat een kind in de bubbel, kan contact vanuit tracingcentrum volgen, … Hou steeds rekening met de privacy van het kind in kwestie.
3.1.2 Aanwezigheidsregisters, medische fiche en tracing
o We bewaren het contactenlogboek tot minstens 1 maand na de activiteit. Als een kind na het kamp corona heeft, kunnen wij gecontacteerd worden het logboek te delen.
3.2 Organisatie afhalen kinderen
3.2.1 Contactbubbels
o Afspraken met ouders omtrent het afhalen van kinderen.
Ouders halen hun kinderen op op afgesproken afhaalpunt.
Ouders komen het gebouw NIET in, enkel ouders van kleuter halen hun kinderen aan de deur van de bovenzaal af. Een begeleider wacht hen op aan de deur.
We vragen aan ouders om voldoende met elkaar rekening te houden met maatregelen m.b.t. social distance.
3.2.2 Noodprocedures en permanentie/contact-systemen
o Als een deelnemer tijdens of na het kamp besmet blijkt met corona zullen we het contactlogboek moeten kunnen voorleggen. Zorg dus dat we het goed bijhouden.
o Indien er een besmetting was tijdens het kamp sturen we een mail naar alle betrokken ouders met de vraag hun kinderen minimum 1 week met niemand in contact te komen van een risicogroep.
3.2.3 Noodlijnen VZW OOK
Indien nog vragen, problemen,…. Voor, tijdens of na het kamp, neem altijd contact op met:
Olivier Stael (0472/251 400)
Nicolas Stael (0474/233 166)
Jonathan Stael (0498/355 367)
Frederik Duyck (0498/501 241)
Laten we er tot slot een aangename, superleuke vakantiekamp van maken.
Frederik, Jonathan, Olivier en Nicolas
