FAQ

VEELGESTELDE VRAGEN

Bekijk hieronder de veelgestelde vragen aan Vakantiekampen OOK.

  • Hoe kan ik inschrijven?

    U kunt inschrijven op deze site, onder de rubriek "INSCHRIJVEN", klik daarna op "INSCHRIJVING", vul het formulier correct in, druk dan op de knop "INSCHRIJVEN", daarna kunt u uw inschrijvingsformulier nog eens controleren (u bent nog niet ingeschreven), druk nu op "BEVESTIGEN" of keer terug om correcties aan te brengen.

  • Hoe ben ik zeker dat ik ingeschreven ben?

    Er zal een bevestigingsformulier verschijnen, met een INSCHRIJVINGSCODE bv. Zom-10921.
    Wanneer u een code krijgt, bent u ZEKER ingeschreven.

    Normaal moet u binnen de 24 uur een bevestigingsmail ontvangen!!

  • Hoe kan ik zien welke keuzes nog vrij zijn?

    Ga naar de rubriek "INSCHRIJVEN", klik op "INSCHRIJVING", er verschijnt een inschrijvingsformulier, vul hier de gewenste week in, de geboortedatum en leerjaar van uw zoon of dochter, onderaan de pagina kun je nu bij sportkeuze op volgend icoontje drukken " V ", dan verschijnen alle mogelijkheden, daar ziet u of er nog voldoende plaats is of dat die keuze volzet is.

  • Samen zitten met een vriend(in)?

    Om samen te zitten met een vriend(in), moet je de inschrijvingscode (die je direct ziet bij de inschrijvingsbevestiging van 1 kind of met mail ontvangt) gebruiken.

    Deze code (bv Pas1-0001, Zom2-1234,...) gebruiken bij de 2de inschrijving volstaat. Het volgende kind krijgt automatisch dezelfde sporten en zelfde geboortedatum (noodzakelijk voor de verdeling van onze kleutergroepen volgens kalenderleeftijd).

  • Samen zitten met een vriend(in) voor 1 sportkeuze?

    Hier moet de inschrijvingscode NIET GEBRUIKEN, maar moet u manueel inschrijven en zorgen dat dezelfde sportkeuze op hetzelfde tijdstip is (Bv: voormiddag of namiddag).

  • Wat zijn de annulatievoorwaarden door ziekte (tijdens de week)?

    Van het inschrijvingsbedrag wordt berekend hoeveel 1 dag kost, de geannuleerde dagen worden dan terugbetaald, min 15 euro werkingskosten. Deze worden enkel terugbetaald, indien wij in bezit zijn van een doktersattest.

  • Wat zijn de annulatievoorwaarden (vooraf)?

    Er wordt 15 euro administratie-, organisatiekosten gevraagd per persoon. Voor korte schoolvakanties binnen de week van de eerste kampdag en voor de zomervakanties, wanneer u annuleert vanaf juni of later.

  • Teruggave mutualiteit en fiscale attesten?

    Ook onze sportkampen geven recht op teruggave van de mutualiteit (door uzelf vooringevulde documenten worden door ons gestempeld en gehandtekend).

    Ook fiscale attesten kunnen bij ons bekomen worden; stuur daarvoor een mail naar nicolas.stael@ook.be met vermelding van naam kind, week en betaald bedrag.

  • Wat met de nieuwe Europese privacyregelgeving van 25 mei 2018? Zijn jullie in orde?

    In de nieuwe versie van de algemene voorwaarden lichten we toe welke persoonsgegevens we precies verwerken. Wat moet u doen? In principe hoeft u niets te ondernemen! De nieuwe voorwaarden worden automatisch van toepassing. Indien u vragen heeft of bij iets niet akkoord bent, mag u ons gerust contacteren. Mail naar: olivier.stael@ook.be - Van wie worden er persoonsgegevens bijgehouden? Van alle kinderen die zich inschrijven voor een kamp, kampverantwoordelijken, trainers , personeel en vrijwilligers die meehelpen met onze organisatie. Welke persoonsgegevens worden bijgehouden? + identificatiegegevens: naam, adres, telefoon, emailadres + persoonlijke kenmerken: geboortedatum + beeldmateriaal (foto's, filmpjes, facebook,...) zie verder privacyverklaring. + ongevallenaangiftes + medische fiche - Wat zijn mijn rechten? + recht of informatie en inzage (u mag weten welke gegevens we van de deelnemer hebben en waarom we die nodig hebben. + recht op correctie: indien gegevens niet kloppen, mag u dit ons melden. + recht op bezwaar (zie verder) + recht om vergeten te worden (nadien kunnen we u dan niks meer opsturen). - Wat gebeurt er met jullie persoonsgegevens na inschrijven? De gegevens worden enkel gebruikt om een goede organisatie te garanderen (indelen groepjes volgens leeftijd, keuzesport, ...) De gegevens worden NOOIT doorgegeven aan derden! (Uitzondering tijdens de fundagen, de gemeente vraagt telkens een lijst van de deelnemers op). De gegevens worden 2 jaar bewaard en nadien gewist. (Dit om de nodige attesten te kunnen opmaken, ...). - Waarom moeten we een medische fiche invullen? Het geeft een goed beeld van de gezondheidstoestand van de deelnemer. In geval van een accident , allergie of ... moet de dokter bij dringende urgentie steeds op de hoogte te zijn van alle medische gegevens van uw kind. - Wie heeft er inzage van de medische fiche? Enkel een dokter zal uw medische fiche krijgen, enkel in noodgeval? Ook de organisatoren hebben inzage. - Wat moet er gebeuren bij NIET dringende medische aandacht? Dit moet via mail aan de kamporganisator worden gemeld en de daarnaast op de eerste dag van het kamp contact opnemen met de trainer/kleuterleidster. - Wat met de privacy van foto's op website/folder/facebook/...? Sfeerbeelden kunnen en mogen altijd gebruikt worden. Ook foto's mogen genomen en gepubliceerd worden, tenzij de ouders/voogd/... uitdrukkelijk verzoeken om dit niet te doen. - Wat moet u doen indien uw kind niet op een foto/facebook/... mag staan? Gelieve de eerste kampdag dit uitdrukkelijk te vermelden bij de kampverantwoordelijke. Indien uw kind meerdere weken komt, gelieve het telkens op de eerste kampdag opnieuw te bevestigen. - Waarom worden de gegevens doorgegeven aan de gemeente? De fundagen (niet tijdens zomervakantie) worden ism de gemeente georganiseerd. Ook zij helpen met de organisatie en hebben dan ook inzicht van de inschrijvingen. - Zal ik mails krijgen? Ja, alle mailings die u ontvangt zullen kampinfo of dergelijke bevatten en worden automatisch stopgezet na 1 jaar. - Welke mails mag ik verwachten? + een bevestigingsmail + een week vooraf krijgt u een mail met concrete info + tijdens de week krijgt u soms een mail omtrend wijzigingen in de kamporganisatie (gaan zwemmen, iets moeten meebrengen, opendeurdag, ...). + nadien kunt u sporadisch een mail ontvangen over bv. verloren voorwerpen, bedanking,... + herinneringsmail start inschrijvingen + betalingsherinnering (enkel indien nodig) - Kan ik mij uitschrijven uit de databank zodat ik geen info meer krijg? Ja, hiervoor moet u uw kind schriftelijk uitschrijven en een brief sturen naar het secretariaat. (olivier.stael@ook.be). Weet echter dat u dan alle info zelf moet opzoeken op onze website.